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政府采购项目档案管理存在的问题及改进措施

作者:张红虹     来源:犍为县融媒体中心     发布时间:2019年05月12日    点击数:

政府采购项目档案管理存在的问题及改进措施

作者:张红虹?? 单位:犍为县公共资源交易服务中心

政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录和史料,包括政府集中采购机构和业务代理机构在进行政府采购项目过程中形成的文字、图纸、图表、声象、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。政府采购项目档案在政府采购工作的重要作用日益显著。

以问题为导向,创新举措,扎实做好政府采购项目档案管理工作,保证档案资料的真实性、完整性,具有十分重要的意义。政府集中采购机构和业务代理机构应该高度重视政府采购项目档案管理工作,进一步规范政府采购项目档案管理,切实加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理,确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便,严防毁损、散失。

一、政府采购项目档案管理工作中存在的主要问题和原因

近年来,各地相关部门纷纷结合实际制定了采购项目档案管理暂行办法。但在实际采购项目档案在收集范围、分类标准 、整理方法、排列编目、归档期限的划定等方面,仍然存在一定问题,具体表现为以下几个方面:

1.档案管理人员缺乏专业培训,导致归档材料不完整。

首先,政府采购项目档案管理部门很少有一些比较专业的工作人员,甚至有些档案管理人员学历较低,缺乏专业的工作培训,缺乏基本档案管理相关的知识技能,缺乏完成档案管理工作的能力。有些政府采购项目装档存在漏项,采购的项目委托任务书,项目的前期准备材料,招标文件材料,开标文件材料,投标文件材料,评审文件材料,中标文件材料,大多数已完善。但是项目合同,验收文件材料多有疏漏。其次,大部分从事档案管理的相关工作人员缺乏基本操作使用计算机的技能,更不能利用各种现代化的数据技术将整个档案内容进行相应的开发以及研究。

2.管理制度和设施不完善,造成档案泄密。

部分政府采购中心内部没有按照规定以及要求严格地完成每项采购活动,造成泄密。《政府采购法》第四章第四十二条规定:“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁 ”。然而,在实际工作中,有的采购单位在开标结束后,没有征求集采机构同意就把供应商的投标文件带走,或项目负责人和采购人无意间把开标工程泄露出去,造成泄密。

二、完善政府采购项目档案管理工作的思路与措施

1.加强学习培训,不断提升档案管理工作人员的综合素质。

首先,必须更新管理理念,不断提升档案管理工作人员自身的综合素质。要从思想上高度重视政府采购项目档案的管理。增强集采机构采购项目档案的归档意识,加强对《政府采购法》《政府采购法实施条例》和《档案法》等相关法律、法规的宣传学习,发挥档案管理工作的较大价值,为政府采购中心的正常运行以及发展提供更多有价值的信息资源。其次,结合政府采购中心的实际情况,组织相应的工作人员参加一些涉及专业知识、计算机知识等的综合能力培训活动,培养工作人员成为综合能力较高的人才,为档案管理工作打下坚实的人才基础。

2.完善政府采购项目档案管理制度,提高工作效率。

政府采购项目档案管理工作实际上涉及各个方面,能够准确地反映出政府采购中心整体的项目开展情况,所以必须建立一个科学合理的档案管理制度,加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理,建立健全政府采购项目档案查阅、复制登记制度。确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便,严防毁损、散失。通过实践证明,建立完善的管理制度,能够有效提升档案管理工作的效率。

3.多措并举,着力提高档案管理水平。

不断加强政府采购中心各个层面人员对档案管理工作的认识具有重要的意义。受到各种因素的影响以及制约,政府采购项目档案管理工作实际上并没有充分发挥自身的价值,一些项目负责人只有在需要档案的时候才想起档案工作。因此,在新常态背景下,需要加强政府采购中心内部对档案管理工作的管理意识,科学、系统地完成政府采购项目档案资源的管理工作,完成档案管理工作的开发利用,并充分利用现代化的技术手段,做好每一项工作。同时要加大对政府采购项目档案管理的实际投入,得到资金以及人员的大力支持,不断改善档案工作的环境,利用先进的科学技术,实现大数据的档案管理。还可以结合实际情况,适当聘请退休的档案管理工作人员,这些工作人员拥有非常丰富的工作经验,利用他们掌握的丰富专业知识,帮助完善政府采购项目的档案管理制度,从事对档案资源进行科研的工作,发挥现代的技术力量,较终实现政府采购项目档案管理工作自身具有的较大价值。

综上所述,政府采购项目档案管理属于一项非常复杂的系统工程,管理水平以及管理的质量能够直接影响整个政府采购中心顺利的发展。这就需要建立并完善政府采购项目档案管理工作制度,并做好管理工作的责任划分;提升工作人员对档案管理相关工作重要性的认识;积极引进各种先进的技术手段,实现档案现代化管理,为政府采购中心的档案管理工作打下良好的基础;利用完善的管理模式为政府采购中心内部的工作提供有价值的信息资源,保证政府采购中心工作的顺利进行,推动政府采购中心的不断进步与发展。

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